4月19日，合思品牌升级暨春季产品发布会召开，在易快报进入市场8年后，正式升级为合思，开启财务收支管理领域的全新战略布局。作为自2014年成立以来的最大品牌焕新举措，这场发布会不仅见证了合思品牌战略的全新里程碑，更以全新产品矩阵和多元服务体系服务未来财务人，也帮助企业在AI时代更好的数字化转型。会上，合思标杆客户代表，中交水运规划设计院有限公司（以下简称“水规院”）财务资金部副总经理雷云发表演讲《加速推进会计档案无纸化》。
纸电混合阶段，电子会计档案落地难，企业整理存档及时性、规范性与利用性等方面面临困难。在雷云看来，“应用合思档案后，通过数据连查穿透等功能，让档案利用的耗时大大减少。更加值得一提的是，合思档案落地了单套制，切实减少了打印存储的成本，在刚刚结束的审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，便于审计分析工作。”
以下为演讲实录（有精简）
水规院成立于1951年，注册资本8.18亿元，是新中国设立的第一家水运勘察、规划与设计机构，是交通行业内唯一由国家发改委、交通运输部同时认定的代部项目审查机构，是国家科技部、中国科学院、中关村科技园管委会共同认定的中关村科技园区百家创新型试点企业，培育出信息中心、中交铁道院等品牌。
2021至2022年，水规院获得技术成果奖103项，包括国际级奖2项，詹天佑奖2项。拥有员工900多人，其中国家级勘察设计大师2名，享受政府特殊津贴专家2名。
在2021年，中交集团展开了坚持“统一规划、分步实施、重点突破”的指导原则和统建的整体思路，按照“一个大体系、一个大平台（一朵云）一个大资金池、一张表，一本账”，搭建一个开放的财务云生态平台，促进业财一体化，我们的财务工作也在加快财务数字化、智能化转型，持续提升财务管理信息化水平，加快数据治理体系建设，构建智慧智能的财务信息化体系。
但是，在电子会计档案这个细分领域，我们也遇到了诸多的挑战。双套制的电子会计档案管理,不仅使得一部分的电子数据散落在各处，增加了管理成本和调阅难度，实物管一套、电子管一套的双套制方式，工作量比传统方式更高、流程也更复杂。
挑战一
2020年,《 财政部、国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》中明确提到，单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。同时，《会计档案管理办法》中也明确要求，“电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交。”这也就意味着，会计凭证原文件为电子形式的，无论如何都需要保存。
挑战二
随着电子会计凭证愈发普及，公司已到了必须考虑“如何管理电子会计凭证”的问题，迫切需要从传统会计档案管理中脱离开来。因此，在纸质和电子原文件混合阶段，电子会计档案系统已经成为了重要的选择之一。
挑战三
电子纸质档案匹配，及时性也受到挑战。财务共享中心模式下，水规院负责提单、归档，共享中心负责审单、支付、制证；在跨月付款，跨月制证等异步作业的场景下，水规院需要等待共享中心记账凭证完成后，匹配纸质原始单据才能装订；归档时匹配原始单据耗用大量人工，且时效难以保证。
挑战四
会计档案利用难，数字化成果无法发挥。虽然已经在ERP系统中存在了大量电子会计凭证，但是在导出、借阅、移交、查询、销毁等方面，无法满足线上应用的需求，电子会计档案也很难进行穿透联查和支持跨组织使用。
针对这些挑战，我们使用了合思档案，启动了水规院电子会计档案项目建设。
在项目的初始，我们就制定了五个目标：
一是，安全合规存储，满足国家财会六号文要求；
二是，以单套制推进会计档案无纸化进程。在财务档案电子化的落地过程中，占据财务工作量最大的是记账凭证，建立单套制后记账凭证不再打印，实现单据混序装和银行回单分类保管；
三是，实现会计档案的本地化和数字化。不仅助力水规院实现财务数据本地备份，并将财务档案进行数字化，为进一步挖掘数据价值做好准备；
四是，广泛连接现有业财系统。对接财务云，抓取财务云中的电子发票影像、原始单据影像、银行回单等影像；
五是，高效应用全面合规。充分发挥电子会计档案智能性、连接性、共享性、高效性、便捷性的特点，实现全业务链条可展示、可追溯、可查询、可共享。
为了达成这个目标，我们周密计划、统筹兼顾，展开了各项具体工作。2022年11月项目签约后；通过1个多月的系统建设和上线；2023年2月，我们确认了线上全套完整的单套制的执行方案，在2023年3月，对总部8个月的历史档案，通过混序归档、扫描装盒完成了上架。通过总共4个月的项目时间，给单套制实践画上了一个完整的句号。
我首先解释一下什么叫单套制，单套制就是对“线上”和“线下”档案制定了不同的策略。
对于“线上”，要求全套归档。应收尽收所有的电子会计档案和纸质档案拟态化影像，通过自动批量处理，实现电子会计档案的归集，和核心档案内容的数字化结构化；
对于“线下”，实行必要少量归档。在实践中，我们采用了稳健的执行策略。在系统上线初期，先减少一部分电子会计档案原文件的打印，后续，再慢慢过渡到“符合国家法律法规所要求条件的电子会计档案”均不打印。
我们可以看到，对于来自于财务总账、司库模块、网报模块、债权债务模块、资产模块、HR系统中单据信息，我们可以通过系统集成，将其对接到电子会计档案系统中，实现档案内容的数字化结构化，形成电子会计档案的全套存储。在“线上完整”的基础上，支持如智能检索、在线借阅、统计分析、迁移、销毁等档案管理的必要功能。
对于线下必须保存的纸质原始凭证原件和少量的其他纸质会计资料，我们依托技术手段，通过到单确认、扫码匹配、装盒上架的方式，实现纸质会计档案和线上拟态化影像档案的匹配。这样，就保证了混序组装的纸质会计档案，也可以定位到其对应的实物存档位置，最终实现线下文档辅助备查的目的。
通过建立电子文件的“单套制”，记账凭证不打印，电子文件、纸质文件全部实行电子归档，仅保留纸质原文件及具有永久保存价值的电子会计档案纸质打印件作为备查。在现有单套制之下，公司保留了完整的电子文件运行方式和电子文件存储状态，用于未来整个企业档案的使用、配合外部审计稽查等相关工作。
合思档案落地后，在满足“财会6号文”涵盖的电子原文件合规性管理的基础上，档案组装的耗时比上线前大大提升；电子会计档案采用标准的合规性检测方式，判断档案在“采制存用”各阶段的合规性，也因为对于电子会计档案实现了数字化结构化存储，不仅实现档案的数字化转型，也通过数据连查穿透的功能，让档案利用的耗时大大减少。
更加值得一提的是，单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少；另外，在刚刚结束的审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。
我们也相信水规院在电子会计档案上的成功实践，也仅仅是一个开始，后续将会有更多更好的方案来简化财务人员的负担，期待合思为我们带来更多惊喜。
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