公司介绍
2013年，樊登读书成立；2023年，品牌升级焕新，正式更名为“帆书”。帆书引领了“书籍精华解读”的新阅读模式，通过精选好书与深入浅出的解读方式，为书友带来实用新知与智慧启发。此外，围绕书籍，也提供课程、训练营等服务，并拓展出版、图书销售、书店等领域。公司于2021年获得“全国文化企业30强”提名，已逐步成长为阅读推广服务的头部企业。帆书APP是公司旗下一款以书籍讲解为主要功能的APP，同时涵盖了众多优质课程、训练营等内容版块。截至2023年11月底，帆书APP已获得超过6900万的注册用户。
业务挑战
挑战一
档案人工整理匹配耗时，财务部人效低成本高
海量的档案匹配、组装工作，耗费财务大量精力。月整理成本3160元，月仓储成本30元，无法量化的隐形成本：配合审计抽凭、业务人员查账所占用的工时；全纸质归档造成的付款周期延长等。低效的归档流程让财务部人效非常低，不符合企业降本增效的需求。
解决方案
银企直连，银行回单自动回传，回单大文件自动切割，无需人工介入整理银行回单。提升档案整理效率，凭证、单据、发票、回单自动匹配、组装，业务检测保障财务档案证据链完整。紧贴双碳指标号召，线上单套制管理财务档案大幅降低纸张、存储空间等成本浪费。
挑战二
纸质档案存储成本高，约1000万/年
企业总部坐落于上海市长宁区，处于城市核心办公区，房价近10万/平。会计档案要求至少保存30年，企业海量的纸质档案至少需要100㎡的财务档案室，年成本约1000万。而且这个规模的档案室只能覆盖樊登读书未来3年的档案增长，意味着随着企业发展，存储成本将逐年增加。
解决方案
仅有少量必要实物档案线下备查，档案室面积由规划的100㎡变为50㎡，支撑未来5-10年档案存储。通过扫描二维码双向上架实物档案，无需打印，混序归档，线上完整，线下备查。
挑战三
无法高效实现档案利用，数据难以资产化
票据原文件丢失、档案信息不完整情况时有发生，难以保障财务档案完整。业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，效率低。缺乏有效的档案数据统计，难以真正释放档案价值。
解决方案
系统内搭建数字档案室，档案调阅、借阅线上申请，在线调阅，过程可视化管理。权限精细化管理，可按照不同场景需求开发给审计、税务等外部人员。虚拟库房精准定位实物档案位置，线上线下高度关联，混中有序，提升实物档案查找效率。
“我们粗略的估算了一下，档案室至少需要100㎡的面积，而且只能覆盖未来3年的财务档案数量，这对企业来说，将是1000万/年的成本。”帆书财务负责人回忆起上线电子会计档案系的细节时说道，帆书搬进位于上海市长宁区的办公室，档案室的占地面积至少需要100㎡，这对寸土寸金的上海来说，成本非常高。
除此之外，每个月整理纸质档案的成本也很高，最紧张的时候需要8个实习生同时完成。档案整理不是一件轻松的事情，需要把发票、回单、单据、凭证及对应附件按照证据链整理、匹配、组装，每月至少需要12个工作日。
“档案整理最让人痛苦的就是回单，因为我们不是逐笔付款，而是每月集中付款，银行回单是一个全部回单组成的大文件，我们需要打印出来后手动切割再组装，是一项非常枯燥、复杂的工作。”面对着高昂的打印、存储成本，以及档案流转、业务借调等所耗费的隐形成本，帆书开始了解电子会计档案系统。
在决定和合思合作之前，帆书的信息化团队对不同厂商的系统进行了多维度的分析，如从客户覆盖度层面考虑、从产品的服务、开发比例、等保级别等维度进行评估，为更有效的驱动档案库房精简与报销流程简化，最终选择与合思合作，通过业务逻辑的匹配实现系统组装，释放人力提高效率，在合规存档前提下真正降低存储成本。
合思档案上线之前，企业系统数据隔离，不利于财务档案一体化管理，内部多种异构业务系统运行，互相独立、数据隔离，统计分析费时费力。纸质财务票据结构化数据难提取；电子发票查重、验伪耗时费力。在档案储存上，纸质档案储存成本高，风险大，实物档案储存占用空间，企业需要安排专门的档案员管理，人力成本高。
并且，实物档案容易受环境因素影响导致不同程度的损坏，企业面临风险。档案整理人力成本高，财务陷入低价值重复性工作。财务账表归档、装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错。档案利用率低，无法释放更多价值。实物凭证与业务数据分散，无法智能搜索、准确查找。查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭证等。档案借、还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。
通过引进合思电子档案系统，帆书实现了：
1.按照归档范围、归档标准梳理不同类型业务档案归档场景，通过灵活可变的接口实现财务档案的应收尽收，电子凭证数据自动验真验签，提取结构化数据。 数据标准统一，档案数据在系统内可视化呈现。
2.全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，线上化管理发票、单据、凭证、账簿、报表、自定义档案等各类型数据。线上虚拟库房可视化监控线下实物档案室，查询电子档案即可定位实物档案位置，线上&线下同步上下架，便捷实物管理。 电子原文件独立式管理+凭证组合式管理，实现电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准深化试点打下坚实基础。
3.智能化制档，依照企业业务管理规范&归档管理规范配置关联规则，会计凭证自动关联匹配及组装，智能生成专用格式版式文件，形成完整业务链组合数据。业务字段回写财务凭证，凭证数据业务化，业务数据财务化，真正实现业财一体化融合。 业务检测+四性检测支持，归档数据合规且业务数据完整。
4.多维度检索，支持全文检索、批量检索等方式，满足企业不同场景多查询需求。 智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，原始凭证与记账凭证穿透联查、一站式预览。 外部系统通过接口在线调阅，企业员工申请权限在线借阅。
合思档案上线后，财务结账效率提高了50%，未来财务共享中心继续推动系统功能的优化和迭代，并准备筹备搭建商品中台、权益中台、支付中台等数字化中台，进一步实现帆书业财一体化&无纸化的目标，提升数字化建设水平，满足未来企业全面数字化转型战略需要，推动数字经济高速发展。
