北京数字绿土科技股份有限公司，2012年9月成立，是一家由海归专家团队创办的高新技术企业，目前已在美国、武汉、深圳、广州、广西、成都等地设立分公司。作为地理信息行业的专精特新小巨人企业，数字绿土的业务范围覆盖全国。业务开展过程中，工作人员需要前往各地出差，如在湖南省十八洞村三维复刻地理地形建筑，在新疆某地进行数字城市规划建设，在内蒙古某地的公路无人化巡检平台运维配置等。多地且长期的出差任务背后，带来的报销压力也不容小觑。

01.报销无管控，流程低效运转

企业工程师经常奔波于国内各地出差，长期出差导致无法及时报销，报销周期往往滞后于消费发生日期几个月。报销周期较长，个人垫资金额高，影响资金周转，体验感不好。

对财务来说，由于员工在外出差报销不及时，导致财务月结需手工预提费用，增加工作量。数字绿土信息化系统较多，业财数据不互通，财务辗转多个系统进行数据维护。

对管理层来说，企业费用申请通过钉钉完成，缺乏事前消费的精准预算管控，经常出现超标情况。报表则需财务月底手工加工产出，时效性滞后，分析深度不足。更重要的是，企业按照项目及合同维度核算费用，目前仍通过excel手工归集处理，内控弱，风险高。

02.多系统并行，数据不同源难归集

企业内部多套数据，多个系统同步运行。钉钉用于日常费用申请、考勤等，而销售项目相关数据如项目、订单、合同等则储存在纷享销客CRM中。供应链及总账数据储存在U9中，出纳支付需要登录CBS进行付款。一笔单据要在多个系统提交，查询数据也需要多平台反复登录查找，数据不同源导致分析需要财务手动导出数据线下处理，效率低下。

03.采购业务多依靠人工判断，支出难归集

企业采购项目运行繁乱，采购申请规则不统一，缺乏标准表单及流程，采购需求合理性难判断。供应商准入无规则，均为人工判断，在缺乏采购知识和明确标准的前提下，供应商优劣难辨。采购合同无付款提醒，付款&开票进度无法及时了解，难以统筹安排公司资金。

基于以上痛点，合思深入分析企业情况，定制适合数字绿土的费控解决方案。实现信息系统一体化，流程管理标准化，基础数据基础化、规范化管理，从而提升各类项目的财务管控水平。

亮点一：无需报销助力差旅出行，员工免垫资，财务统一核算

员工：移动端提交差旅申请，申请单自动校验申请人差标，行程是否重叠等，行程规划后，回传合思商城报价可智能预估行程费用，多种校验规则智能校验单据，提交即占预算，申请即合规。审批通过后，前往合思商城免垫资订购机酒火，受差标+申请单双重管控，前后两小时低价航班推荐，酒店可筛选同事住过等，超标一键发起审批。免垫资开票，从申请到订购丝滑出行。

财务&管理层：财务免去了繁重的审单据审票工作。首先，财务月底会收到一张由合思商场开具的对账单，行程、消费信息一目了然，申请人部门、成本中心等同步带出。通过对账结算中心自动拆分子对账单，拆分工作已提前在系统预置好，拆分成功后自动分发给对应成本中心负责人审批，财务可在系统内实时追踪进度，滞后一键催办，全部子对账单审批结束后，结算单自动创建，纸质发票可通过扫描仪批量录入并自动绑定至消费明细。

全流程系统操作，财务每月仅需操作1次，即可完成全公司的差旅对账工作。管理层每月也仅需审核1次。合思提供实时更新的差旅数据，合思BI有预置的差旅分析看板，供企业分析差旅数据情况。

亮点二：项目台账自动归集费用，报销引用，数据关联

搭建项目台账，以合同和项目为主线，多维度归集成本，付款进度实时可查，单据可追溯。业务在申请费用时，必须引用该项目，审批通过后项目台账自动计算并扣减金额，数据可视化呈现。单据、台账之间信息穿透，便捷可查。项目台账、供应商台账、合同台账互相穿透，并与付款单互相关联，实现一笔付款可追溯至单据、合同、供应商、项目，四位一体高效联动。

亮点三：深度定制系统集成方案，不影响其他业务系统使用习惯，1张单据协同多套系统

作为广泛连接的桥梁，合思上承纷享销售项目数据，下接U9系统推送项目、发票、单据等数据。项目统一入口仍在纷享销客不变，供应商统一入口在合思费控，合思推送账目数据至U9完成凭证生成、账目归档。

亮点四：提供科学有效的采购费用管理流程，落地管控规则

合思梳理数字绿土过往采购类支出数据，企业判断合理性后保留采购明细类，并进行分组，最终保留10大类费用类型，从源头上规范采购流程。同时，建立集采和自采物资管理台账，实时更新库存余量，企业内资源最大化利用。

基于对地理信息行业的痛点分析，下钻行业需求，真正落地去解决企业日常报销、对公业务等问题一直是合思坚守的道路。相信在未来，合思会携手数字绿土共创更多符合企业实际应用场景的解决方案，保证企业内控有效落地，数据档案同源，更好服务于企业经营及成长。