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合思·易快报助力云海肴电子会计档案试点完成验收,加速实现业财档一体化

今年2月,中式正餐连锁品牌云海肴(北京)餐饮管理有限公司(以下简称“云海肴”)积极响应由国家档案局办公室财政部办公厅商务部办公厅国家税务总局办公厅联合发布的,关于进一步扩大增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作的通知。

积极响应国家政策的同时,云海肴对于自身企业所面临的接收越发众多电子发票的现状提出了新的管理要求和管理标准。近日,云海肴借助合思·易快报推出的“易会档”电子会计档案管理平台,正式通过了四部委组织的电子化报销、入账、归档试点工作的验收。

电子发票,电子化报销,发票管理,财务软件

传统会计档案管理模式下,档案管理的存储成本和人力成本持续增加,面临着易被伪造篡改、借阅困难等难题,合思·易快报推出“易会档”电子会计档案管理平台,以推进企业电子会计档案建设为目标,以增值税电子发票全维度、全流程流转管理为核心,支持纸质发票等原始纸质单据的结构化数据和影像解决方案,支持可扩展的自定义档案归档方案,通过智能采集、智能制档、无忧存储、便捷利用的技术工具,解决了企业的财务数据、业务数据及各种档案资料的编制、流转、审批、监管、检查、归档、在线审阅等,实现企业财务无纸化管理。

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此次,云海肴积极响应国家政策号召参与试点工作,目的是解决企业内部财务人员在电子化时代所面临的票据报销、入账、归档的管理问题,期望能够达成报销归档全流程线上化,实现降本增效、规避风险、提升档案利用率、档案数字化转型的核心目标。

01 合法合规为前提 真正满足企业实际需求

作为云海肴战略合作伙伴,合思·易快报推出的“易会档”对本试点项目提供全程产品与技术支持服务。前期合思·易快报项目团队按照试点要求,对云海肴项目进行充分调研、讨论、分析,基于优化业务流程、全面提升工作效率、降低发票管理风险的考虑,结合合思·易快报产品现有审批流程、系统使用情况和改造成本效益等因素,最终确定出该试点方案。包括对相关硬件方面进行升级,升级后硬件设备专用于试点项目。在软件方面,则通过结合公司业务实际,对财务软件升级改造并开发相关系统模块,同时新增电子会计档案系统。

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合思·易快报始终明确此次试点项目必须要在完全满足档案局验收标准和要求的前提下,完全符合云海肴企业的实际使用需求,最终助力云海肴达成业财档一体化建设的目标。伴随着云海肴试点项目验收完成,合思易会档为其实现了两大方面的管理功能,包括电子发票采集报销入账流程管理和档案归档全流程管理。

Ⅰ、 电子发票采集报销入账流程管理

①发票信息采集:手机/PC导入PDF/OFD发票、手机导入微信/支付宝卡包发票、扫描发票二维码导入发票等,智能实时提取发票信息,Al技术智能关联费用类型。

②发票验真查重(价税分离):导入发票时,系统自动对发票进行验真、查重、查连号、价税分离。对接国税发票比对电子底账库,自动完成对发票验真与税号校对工作,防止假票、错票、被篡改发票和作废发票入账;自动与已报销发票进行重复比对,避免重复报销,自动解析金额并分离发票金额和税额。

③电子化报销:从申请到报销到支付,都已实现对于提交、审批、稽核、支付的全流程电子化处理。提交人、审批人、财务人全程线上处理和流程驱动协同,对费用标准和费用预算,自动按照相应规则精准控制,支付数据直联企业网银,实现联机支付。

④自动入账:与财务核算系统无缝对接,单据审核完毕后,系统将数据同步至财务系统,自动生成记账凭证,无需财务人员手工记账。系统支持将报销单、电子发票、附件等数据同步至财务系统,关联记账凭证,并可在线查询预览。

⑤一键归档:与电子会计档系统对接后,可按类别进行电子资料的归档,装册、信息采集。自动写入电子签名,防止数据被篡改,系统配置及档案的全链路操作日志留痕,任何操作皆可追溯。全流程遵循《会计档案管理办法》等系列政策、法规,充分保障合规性。

Ⅱ、 档案归档全流程管理

①电子档案管理:对接业务系统、财务系统,实现会计档案电子数据全生命周期管理;采集、归档、利用、移交、鉴定、销毁等。

②实物档案管理:模拟实物档案管理流程,辅助实物档案系统化管理;管理流程包括归档、装册、电实匹配、上架、借阅、归还、鉴定、销毁等。

③基础数据管理:实现输出数据配置管理,包括但不限于档案室、档案柜等。

④权限管理:支持系统管理员、档案管理员、财务人员及相关用户功能及数据安全控制功能,支持电子档案管理用户的分组、分类管理,以及按照功能和数据进行授权等功能。

⑤日志管理:实现日志及其分类管理功能,记录用户访问、存取和使用电子档案的行为和信息;对电子档案关键业务过程、档案管理操作行为和系统非授权访问等事项进行审计、跟踪的功能,记录发现问题。

02  实现档案全生命周期管理 提高企业效益

合思易会档优化了报销业务审批流程,增加了自动归档智能组装流程,大大减少了财务报销归档环节,提高财务工作效率。独立的电子档案系统实现档案全生命周期管理、对于档案利用环节实现了多维检索条件,可以高效便捷的检索所需档案,满足档案查询需求,改变了原来实物档案翻查的方式。

对外提供档案也支持档案借阅线上流程管理,借阅期限和权限管理,使得整个借阅流程可视可监督,替换了原来纯线下管理模式。针对档案移交、档案鉴定、档案销毁流程全程线上化可操作,可记录,实现电子会计档案全生命周期闭环,从而更高效地提升了云海肴的企业效益。

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采集即合规,从源头规避税务风险。发票信息过程中自动完成发票查重验伪、抬头税号异常比对,针对客户类发票进行合规性校验,税额提取,可抵扣性判断,在提单环节将问题发票有效规避。

优化流程,提高工作效率。优化了报销业务审批流程,增加了自动归档智能组装流程,大大减少了日常财务报销归档的环节,提高了工作效率。

完善档案利用场景,借阅流程可视可监督。支持档案借阅线上流程管理,借阅期限和权限管理,替换了原来纯线下管理模式。

权限隔离,无忧存储。通过电子档案系统管理,在线上呈现完整档案数据,通过组织数据分离,数据分布存储,异地灾备,保证数据永久有效存储,规避掉由于不可抗拒因素对实物档案的侵袭,所造成的档案消失为企业带来不可逆损失。

通过智能收票、智能填单,完成业务数据安全高效采集,通过影像,易快报与档案系统的天然集成,实现企业所有相关会计电子档案的全流程自动化生成,业务数据直接转化为财务、档案数据,通过业务、财务、档案一体化流程打通,最终实现企业整体业财档一体化。

帮企业省钱,让员工省事。合思·易快报以企业场景为核心,重构数字化费控,真正做到“让工作更高效,让经营更有效”,持续帮助更多企业向全流程无纸化时代加速迈进。

 

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