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《中国总会计师》对话合思·易快报马春荃:“无需报销”赋能财务数智化转型

行业洞察 2022-04-08

大舸中流下,青山两岸移。随着“数字中国”建设按下快捷键,企业数智化转型之势洪波翻涌。洞烛机先的创新者往往能从时代大潮的涌动中感知社会经济发展的演变之兆,把握国家“周虽旧邦,其命唯新”的政策动向,提供新价值,满足新需求。

近日,《中国总会计师》杂志对合思·易快报创始人兼CEO 马春荃进行了独家专访,共同就当下企业实现业财融合、数字化时代企业管理需求、“无需报销”解决方案以及合思企业文化等主题进行了深度探讨。在马春荃看来,报销是一个看似简单实则复杂且对企业财务数智化转型有着重大意义的切入口。

作为SaaS行业报销费控的开拓者,马春荃于2014年创立北京合思信息技术有限公司,一直致力于为企业降本增效、为员工消费场景带来极致体验,助力企业实现数智化升级与转型。

那么,企业财务的变革核心是什么?企业数智化的抓手和切入点有哪些?新时代呼唤什么样的企业管理软件?报销费控的变革对于企业数智化转型有什么重要意义?围绕这些问题,《中国总会计师》杂志与合思·易快报创始人兼CEO 马春荃进行了深入探讨。

业财变革的核心是数字驱动

数字化正成为重塑经济结构、改变行业生态、赋能企业业财变革的重要引擎和关键力量。根据相关机构研究结果,中国数字化转型领军企业的优势持续扩大,并成功将数字化优势转化为营收优势,营收增速差距从疫情前的1.4倍扩大至3.7倍。企业数字化和智能化的发展方向和创新路径已是全社会的共识,但对数智化理解上的偏差制约着许多企业数智化的进程,难以充分发挥数智化的赋能价值。

马春荃认为,业财变革核心是数字驱动。他描绘了前数字化时代和数字化时代企业管理之间的差异:过去企业经营管理是感觉驱动。由于数据治理处于蒙昧状态中,财务数据统计分析核算拆解的颗粒度越细,耗费工作量就越大,数据的时效性就越差,因此无法对业务情况进行准确及时的反馈,财务数据便丧失掉对业务进行指导的作用。当面对诸如订单增长量、业务营收这些密密麻麻的数据时,决策者无法有效挖掘出滞后的数据所蕴含的价值与意义,于是常常凭感觉去做决策。

马春荃做了一个比喻:“好比一个人在开跑车,如果码表显示的数据是十分钟以前的,驾驶者如何决定是该踩刹车还是该踩油门呢?结果只能是凭感觉,码表就仅仅发挥记录功能供事后分析所用,事前的规划和事中的决策自然就无从谈起。”

而数字化时代企业经营管理最核心的不同点就是数字驱动,通过技术手段财务的核算数据实时产生、实时反馈,与业务相伴相生,这个过程就促进了业财之间的融合,通过数智化工具发挥出数据的价值从而赋能企业的业务经营和管理运营,推动数据资源与企业业务高度融合。马春荃指出:“财务与业务及时有效的联通促进了业财双边互动,实时有效的数据为短周期决策的合理性提供了有力支撑,大大增强了财务对业务的影响力,数字化赋能财务由过去被动的核算型转变为主动的决策型。”数字驱动下,业财之间将产生更多的化学反应,也为财务发挥的作用留下了更多的想象空间。

数字化时代企业管理需要“连接”

数智化转型并非只是简单引入数智化工具和产品来优化系统,其根本在于管理软件是否适应新时代企业创新的需求。

根据哈佛大学一项针对企业数智化挑战的调研,“已有的系统融合”(52%)、“数据孤岛”(51%)以及“技术工具与企业业务融合”(49%)是企业面临的最大挑战。“合思”二字来自英文“Hose”(软管),代表着合思这家公司的理念和发展方向。

马春荃坦言,合思成立伊始,团队的理念和目标并不是局限于做出一个报销系统,而是要打造出新时代呼唤的管理软件。他认为,过去的管理软件是“硬管”,在工业化时代,工业流程是固定的,物理加工过程决定了生产线的流转状态,从而决定了它的组织配置状态,与新时代的企业需求相比,未免过于呆板和僵化。马春荃发现过去的管理软件基于传统model将系统要素固化下来,导致了模式固化。“好比做椅子,大家做出来都是四条腿一个面,形成一种固定形态。但宜家的椅子却不同,它的各个组成部分可拆卸可替换,造就了更多不同的组合结果,消费者也就有了更多的可选择性。”

从宜家那里得到的灵感启发了马春荃对未来管理软件的构想,未来管理软件系统要素间的组合应该形成一个软管,强调柔性,能够满足现代企业灵活管理和自由连接的需求,软管变化连通并能保持系统之间互相自洽。立足这个逻辑起点,合思打造的产品模型底层可以满足企业更广泛的组织变化需求,促成业财融合,实现业务创新。

但“硬管”与“软管”之间并非是完全排斥的,它们犹如生物演进一般,高等级生物与低等级生物共生共存。马春荃认为,传统的管理软件就像总线,虽然模式固化、灵活性弱,但作为底层基础能够保证系统的稳定性,而上层的管道就需要更具弹性,做到广泛连接、即插即用、随机应变,适应新时代不同行业不同企业业务的灵活变通。因此,马春荃指出,新时代的软件公司要特别关注两个点。

第一是必须和旧的系统互相兼容,将新时代的“软管”嫁接在“硬管”上。总线稳定性强,但无法满足新场景,客户体验感很差。新一代的轻量化应用可以在这方面进行补充和完善,但一定要跟总线对接,才能将核算、统计分析、决策指引融入到企业规模化运作之中。

第二是新时代的管理软件要快速敏捷地去适应企业业务变革。随着时代的演进,商业环境瞬息万变,复杂因素交织缠绕,要避免被市场无情淘汰,在持续成功的创新中适者生存,企业的经营管理和分析决策必须相应地加快节奏和步伐,随着企业组织流程调整变化,财务核算的口径也会发生相应的改变,这个时候就给软件商带来了挑战,只有“软管”和“硬管”共生共长,方能适应新时代企业的新需求。

首家推出无需报销分级

怀揣打造新时代管理软件的初心,肩扛助力企业实现财务数字化转型的使命,马春荃将报销费控管理作为切入点,在这个更聚焦、更灵活的赛道上从零起步、勇往直前。

传统的事后报销模式毫无疑问是企业的痛点。员工报销流程繁琐,周期漫长。事先垫付导致员工因公消费体验极差;财务防范税务风险压力大,誊抄、统计、归档等层层步骤繁琐无比,重复单调性工作占据了财务大量的时间,无法实现更重要的价值创造;市场环境风云变幻,经济下行压力增大,企业管理者要在茫茫的发票中“抽丝剥茧”发现不必要的开支毫无头绪,降本增效的愿景也就竹篮打水一场空。

马春荃指出:“报销之所以长期成为事后管理,是因为非数字化的时代企业员工消费过程是不连通的,消费行为和环节无法在事前和事中得到管控,于是大家对这种事后的管理便习以为常了。”

合思所提出的“无需报销”正是基于企业数智化升级之后带来的结果。数字化手段打通了整个流程,实现财务管理全程的自动化流转和消费行为的全环节管控,员工只需要合理合规地消费,出现不合理的行为就被系统自动拒绝掉,合理的消费直接通过企业账户进行支付,那无需报销自然水到渠成。

马春荃进一步指出:“无需报销这种形态,最终要达到的层次并不是管控,而是决策分析。管控是一种动作,决策分析是一种策略,企业策略若能达到科学、精准、智能化,报销就不需要事后或者事中的审批环节,而是基于策略自动运行。”

随着企业财务数字化升级的全面推进,“无需报销”将是未来费控管理发展的必然趋势,如同费控管理领域的“无人驾驶”。“无人驾驶是路网建设、信息网建设、摄像头的建设和电动车的建设耦合成一体的,我相信未来再过10年人不需要开车,同时,所有的公司也将不需要报销。”马春荃说。

费控数字化和无人驾驶都是数智化发展的结果,两者之间的逻辑非常相似。从交通指挥层面来类比,红绿灯就是报销相关规则落下来之后的及时提醒。规定“红灯”即这个单子不能提交,正如在红绿灯出现之前,原来每个路口都有警察看守,有了红绿灯后,大部分路口都不需要警察值守了,这就像以前每个节点都必须有财务人员过手,将来不需要财务人员了,系统可以自动拦截和提示。

“无需报销”的理念通过合思的聚合消费平台得以实践。合思商城从企业消费场景切入,聚合企业差旅、出行、用餐、办公采购等服务,覆盖了超95%的企业消费场景。

合思商城一站式完成申请-订购-报销等环节,员工只需事先在系统提交因公所需的费用申请,通过后则无需垫付,所有相关联的费用都将在合思商城自助式完成。通过对公支付和对公开票,实现数据自动化流转和数据校验,财务只需在后端统一对公一对一操作处理即可,无需再向企业全部员工进行一对多的报销处理。同时易快报围绕“无需报销”的理念实现了统一管控标准、统一发票台、统一收银台、统一服务台的一体化企业消费管理方式,进一步营造了安全合规、健康有序的消费场景与支付环境。

凭借七年多的业务实践和对用户的深刻洞察,合思·易快报首次推出了无需报销分级。无需报销是企业未来要达到的费控能力终点,现阶段不同企业因其行业特征、行业政策法规及自身业务布局等差异,费控管理能力参差不齐,无需报销分级标准的推出将有效帮助企业阶段性审视数字化投入的效果产出,并为下一阶段的数字化规划做出有效决策参考,能够极大的节约企业数字化的投入。

合思·易快报推出的“无需报销”解决方案,通过消除传统报销流程中的冗余节点,打造了更有利于组织发展的敏捷流程,为企业带来高效便捷体验,将开创企业消费与支出管理的新纪元。

财务人员今后将从冗长繁琐的简单重复性工作中解放出来,获得更多的时间向管理会计、企业复合型人才方向发展。企业管理者将看到,管控将由“事后”向“事前”和“事中”方向发展,消费由企业统一制定消费标准并付款开票。同时,平台可以提供多维度且详实的消费账单和多种分析模型,帮助管理者挖掘出企业消费背后可节省的空间及可优化的选项,助力企业从根源上实现降本增效。

此外,合思·易快报聚合消费平台为企业提供月结垫资服务,并有多种账期可选,帮助企业保障资金周转流动性,让企业资金周转变得更为灵活。在合思·易快报聚合消费平台下,将有更多的企业真切地感受到“无需报销”理念背后企业财务数智化变革带来的力量。

商业价值和社会价值是一体两面

如果说商业的本质是以效率最优的机制持续造就人类福祉的事业,那么在数字化时代,合思·易快报在追求商业价值的同时也在努力实现社会价值。马春荃分享道,“客户第一”位于合思价值观首位,引领所有合思⼈时刻把客⼾需求放在⾸位,树⽴超前服务意识,始终坚持以客⼾需求为导向,优化产品、提升服务,目前,合思·易快报已在助力超5000家付费客户企业实现数字化转型,而免费服务的小微企业达十几万家。

通过构建企业数字化⽀出管理枢纽,为企业全员节省75%报销时间,为财务节省90%记账时间,帮助企业降低35%费⽤⽀出,真正实现降本增效⽬的,让企业⼀切有限的资源发挥更加有效的价值。

“客户第一”的价值观还有更深一层的含义:“我们要具备前瞻性意识,提前一步想到客户的未来需求,为客⼾提供前瞻性的解决方案。”马春荃分享指出,电子会计档案的推行很好地证明了这一点。在相关政策出台之前,合思便预判到了电子档案的发展趋势,提前进行了研究和设计规划。

2015年11月26日,国家税务总局发布《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》,明确增值税电子发票具有与税务机关监制的增值税普通发票相同的法律效力,拉开了发票电子化时代的帷幕。

2021年2月,财政部、商务部、国家税务总局、国家档案局联合发布了《关于进一步扩大增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作的通知》,发票电子化山止川行,财务数字化转型火势燎原。

步屟随春风,始觉寰宇大,正因为对电子档案趋势的正确预判和精心准备,合思能够在商务落地上与国家战略同频同步,参与并⽀持电⼦档案试点工作,推出 “易会档”电子会计档案管理平台,以票据、影像、档案一体化的核心理念为企业财务数字化转型全面赋能。通过“易会档”电子会计档案管理平台,企业可以细化管理颗粒度,利用数字化凭证推动全流程自动化核算,从而全面带动数字化管理流程的全面革新,向全流程无纸化时代加速迈进。

2021年全年电子发票开具数量预计将增至500亿张,发票无纸化的普及将极大地节省能耗、助力环保。在时代浪潮与政策风向的共同推动下,易会档解决了企业纸质资料的存档痛点,并助力企业进一步实现“电实一体”,引导财务走向全面无纸化时代,为实现我国碳中和的愿景作出贡献。

企业数智化升级转型不仅为软件厂商提供了巨大的商机和庞大的市场,同样也关系到国民经济高质量发展和“数字中国”建设大局。期待合思·易快报未来在推动中国企业财务数智化转型及服务数字强国中贡献更多的力量和智慧。

文章来源:《中国总会计师》       作者:何腾龙

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